Легализация документов

В случаях, когда граждане Российской Федерации за рубежом устраиваются на работу, поступают в учебные заведения, заключают брак, участвуют в создании юридических лиц (компаний) и т.п., – от них могут потребовать представить соответствующие российские документы, например, об образовании, семейном положении, трудовом стаже. Для того, чтобы такие документы признавались и принимались к рассмотрению за границей, как правило, их необходимо легализовать. Такое же требование распространяется на иностранные документы, представляемые в Российской Федерации. Обращаем Ваше внимание на то, что копия иностранного документа или его перевод на русский язык могут быть заверены в нотариальных конторах на территории России только после легализации данного документа в установленном порядке.

Легализация – это подтверждение того, что документ, исходящий от властей государства или составленный при участии этих властей, соответствует законодательству этого государства. Она заключается в удостоверении подлинности подписи должностного лица, подписавшего документ, и печати уполномоченного государственного органа.

В соответствии с международной практикой не требуется легализация паспортов и заменяющих их документов, а также документов, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (счета, документы о перемещении товаров через границу, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов, таможенные декларации и т.п.).

Не подлежат легализации документы, противоречащие законодательству Российской Федерации или способные своим содержанием нанести ущерб интересам Российской Федерации.

Процедура легализации может быть отменена положениями международных договоров, в которых участвует Российская Федерация.

В соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных документов, к которой Россия присоединилась 31 мая 1992 года, документы, предназначенные для представления в официальные органы государств-участников Конвенции (список стран-участниц вы можете посмотреть здесь), удостоверяются в особом упрощенном порядке. В таких случаях прохождение обычной легализационной "цепочки", заканчивающейся в посольствах (консульствах) государств, где документ будет использоваться, не требуется. Вместо этого уполномоченный орган государства, в котором документ был совершен, проставляется специальный штамп - апостиль (образец апостиля вы можете посмотреть здесь).

Россия и ЮАР как участники Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года отменили взаимную процедуру легализации документов. В связи с этим, Генконсульство России в Кейптауне процедуру легализации документов не осуществляет. На документах проставляется апостиль в установленном порядке.

Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступает должностное лицо, подписавшее документ, и подлинность печати и штампа, которыми он скреплен.

Подпись, печать и штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого дополнительного заверения.

Каждое государство-участник Гаагской конвенции само определяет и назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля.

В Российской Федерации апостиль проставляют:

- органы юстиции администраций субъектов Российской Федерации – на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в тех же субъектах федерации;

- органы ЗАГС администраций субъектов Российской Федерации – на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от упомянутых органов, а также подведомственных им органов ЗАГС;

- отдел документально-справочной работы Комитета по делам архивов Российской Федерации – на документах, выдаваемых центральными государственными архивами Российской Федерации;

- архивные органы субъектов Российской Федерации – на документах, выдаваемых подведомственными им архивами;

- Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации – на документах, оформляемых по линии прокуратуры.

- Главный информационно-аналитический центр (ГИАЦ) МВД России и информационные центры МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации - на справках о наличии (отсутствии) судимости, выписках из реестра дисквалифицированных лиц, а также архивных документах.

Гаагская конвенция не распространяется на документы, совершенные в дипломатических представительствах или консульских учреждениях, а также документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

Аккредитованные в Российской Федерации консульства государств-участников Гаагской конвенции не проставляют апостиль и не должны осуществлять легализацию документов, составленных властями или при участии властей представляемого государства.

В ЮАР апостиль на личных документах проставляют органы Министерства юстиции и конституционного развития, в частности, Высокие суды (High Courts). Апостиль местного образца исполняется на отдельном листе, жестко прикрепляемом к легализуемому документу.

Необходимо учитывать, что в ЮАР выдаются документы ЗАГС двух образцов - сокращенного (abridged) и полного (full, unabridged). Первый образец предназначен исключительно для использования внутри страны и содержит только штамп учреждения МВД, выдавшего документ. Документы этого вида (свидетельства о рождении, смерти, браке и т.д.) не заверяютя апостилем и не принимаются к рассмотрению консульскими и другими государственными учреждениями России. В случае необходимости предъявления южноафриканских документов ЗАГС в России и третьих странах необходимо заказывать (за дополнительную плату) в органе МВД (Home Affairs) по месту жительства т.н. полное свидетельство (Full/Unabridged Certificate). В таких свидетельствах дается полная выписка из записей актов гражданского состояния  и они, помимо штампа, заверяются подписью уполномоченного сотрудника МВД ЮАР. После получения свидетельства на него нужно проставить апостиль в Высоком суде (High Court) соответствующей провинции, а также оформить перевод документа и апостиля на русский язык.